# Emails

Zodra jouw domein aan het hostingspakket is gekoppeld heeft u de mogelijkheid om gebruik te maken van de ingebouwde mailserver. Deze server is al volledig voor u afgesteld. Alle details die je nodig hebt om dit in gebruik te namen worden op deze pagina beschreven.

# Standaard mailinstellingen

Indien uw pakket standaard is geconfigureerd, is uw mailserver beschikbaar via de volgende instellingen:

TIP

Deze instellingen maken gebruik van een SSL versleuteling. Het is sterk aangeraden om dit te gebruiken. Mocht u uw mailserver op een andere manier willen configureren dan kunt u hier meer lezen.

Inkomend
Server mail.domein.extentie
IMAP 993
POP3 995
Uitgaand
Server mail.domein.extentie
SMTP 465

# Verschillende poorten en eigenschappen

Om verbinding te maken met een mailserver kunnen verschillende poorten gebruikt worden. Hieronder worden de standaard poorten benoemd met de bijbehorende eigenschappen.

# POP3

Met een POP-verbinding haalt u alle mail op van uw mailserver, normaliter blijven deze dan niet op de server staan. Op deze manier bespaart u opslag op uw mailserver. Het nadeel is echter dan een mail die door 1 apparaat is binnengehaald, meestal niet zichtbaar is op een andere apparaat. Mocht u meerdere apparaten gebruiken, dan is IMAP meestal de beste optie.

  • Poort 110: Dit is de standaard poort waarmee je gebruik kan maken van een POP-verbinding. Deze poort beschikt echt niet over een versleuteling en is dan ook geen veilige optie.

  • Poort 995: Deze poort beschikt, in tegenstelling tot poort 110, wel over versleutelde verbinding. Indien je gebruik wilt maken van een POP-verbinding, dan is dit de veiligste optie.

# IMAP

Met een IMAP-verbinding worden uw emails gesynchoniseerd met de server. Dit betekend dat uw mails zowel op de server als op uw apparaten staan. Zo is het bij deze verbinding bijvoorbeeld mogelijk om op uw telefoon een mail te schrijven en deze af te maken op uw computer. Voor de meeste gebruikers is dit de gewenste verbindingstype voor het werken met emails. Het nadeel van deze verbinding is dat uw naar verloop van tijd meer opslag gaat gebruiken binnen uw hostings-pakket.

  • Poort 143: Via deze poort is het IMAP-protocol beschikbaar, echter beschikt deze niet over een versleuteling, het gebruik hiervan wordt dan ook afgeraden.

  • Poort 993: Voor een IMAP-verbinding is deze poort de beste keuze. Deze beschikt standaard over een SSL-versleuteling die ervoor zorgt dat uw emails versleuteld opgehaald kunnen worden.

# SMTP

Waar POP3 en IMAP gebruikt worden om mails op te halen van de server, wordt SMTP gebruikt om mails te versturen. Ook hiervoor zijn verschillende poorten beschikbaar met verschillende eigenschappen.

  • Poort 25: Via deze poort is het SMTP-protocol beschikbaar, echter beschikt deze niet over enige vorm van versleuteling. Bij het gebruik van deze poort zal uw email onderweg naar uw mailserver niet versleuteld zijn. Mocht deze onderschept worden, dan is de mail direct leesbaar.

  • Poort 465: Deze poort beschikt wel standaard over een versleuteling, hier gebruikt deze poort SSL voor. Deze versleuteling word veel gebruikt en is gemakkelijk in te stellen. Door gebruik te maken van deze poort, zijn uw emails niet direct leesbaar als ze onderschept worden.

  • Poort 587: Ook deze poort maakt gebruik van een versleutelde verbinding die uw berichten onleesbaar maakt onderweg naar uw mailserver. Voor deze versteuteling wordt een TLS-versleuteling gebruikt.

# Mailbox beheer

# Mailadres aanmaken

U heeft een nieuw mailadres nodig, gelukkig is het aanmaken zo geregeld. Met de onderstaande stappen maakt u eenvoudig en snel een extra mailadres aan.

  1. Nadat u bent ingelogd binnen uw beheeromgeving krijgt u uw dashboard te zien. Onder het kopje E - Mail Management kiest u voor de optie E-Mail Accounts.

  2. U ziet nu het overzicht van alle mailadressen binnen uw pakket. Linksboven ziet u de optie Create mail account, kies voor deze optie.

  3. Vervolgens krijgt u een scherm te zien waar u alle nodige gegevens kunt instellen voor het nieuwe mailadres. Bij de gebruikersnaam geeft u aan wat voor het @ dient te komen. Vervolgens geeft u tweemaal het gewenste wachtwoord in. Binnen dit scherm ziet u nog twee opties staan; de Email Quota (Meg), dit is de maximale groote van de mailbox in megabytes. U kunt hier 0 invullen om geen beperking in te stellen. De laatste optie is Send Limit, met deze optie geeft u aan hoeveel mails het adres per dag mag versturen. Wij raden je aan om ook hier 0 in te vullen.

  4. Vervolgens klikt u op Create om het adres aan te maken. U ziet nu een overzicht met alle gegevens die u nodig heeft om de mailbox in gebruik te nemen. Deze is ook direct beschikbaar.

# Wachtwoord aanpassen

Pas uw wachtwoord regelmatig aan.

Het is belangrijk om een beeld te hebben waar uw email allemaal voor gebruikt wordt en wat de impact is als iemand anders toegang kan krijgen. Denk bijvoorbeeld aan andere accounts die u heeft die middels een email een wachtwoord-reset kunnen aanvragen. Het instellen en regelmatig aanpassen van uw wachtwoorden is één van de meest effectieve stappen die u kunt ondernemen om uw eigen veiligheid online te waarborgen.

  1. Nadat u bent ingelogd binnen uw beheeromgeving krijgt u uw dashboard te zien. Onder het kopje E - Mail Management kiest u voor de optie E-Mail Accounts.

  2. Vervolgens krijgt je een overzicht van alle emailaccounts die op uw server zijn ingesteld. In dit overzicht zie je een kolom met Password/Quota. Kies het mailadres waarvan je het wachtwoord wilt aanpassen en klik op change.

  3. U ziet nu een scherm waar u een aantal aanpassingen kunt doorvoeren. Om uw wachtwoord aan te passen dient u uw nieuwe wachtwoord in te vullen in het veld Enter New Password en in het veld Re-Enter Password.

  4. Nadat u beide velden heeft ingevuld met hetzelfde wachtwoord, is het tijd om de aanpassingen op te slaan. Dit doe je door op de knop Modify te klikken.

  5. Zodra uw aanpassingen succesvol zijn opgeslagen krijgt u een overzicht met de titel Account password changed. Uw wachtwoord is nu succesvol aangepast.

Let-op!

Na het aanpassen van uw wachtwoord is het van belang dat je dit wachtwoord ook instelt op alle apparaten waarmee je toegang tot dit account wilt hebben. Als je deze instellingen niet overneemt dan zullen nieuwe emails niet meer binnenkomen en ook het verzenden zal niet meer mogelijk zijn.

# Automatisch doorsturen

In sommige gevallen kan het handig zijn om emails automatisch door te laten sturen naar een ander adres. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld uw noreply-adres. Waarschijnlijk gaat u deze mailbox niet handmatig controleren, het doorsturen naar een mailbox die u regelmatig controleerd kan dan een goede optie zijn. Het instellen van het doorsturen is eenvoudig en snel in te stellen.

Denk goed na voordat u uw emails automatisch gaat doorsturen.

Het automatisch doorsturen van uw emails kan een sterk negatief effect hebben op uw spam-reputatie. Alle mail die u ontvangt wordt automatisch vanuit uw mailadres doorgestuurt, het ontvangende adres ziet dan u als afzender. Op het moment dat u spam ontvangt, stuurt u dit dus ook automatisch door.

Om u in bescherming te nemen is het dan ook niet mogelijk om uw mails automatisch door te laten sturen naar gmail, hotmail of outlook adressen. Deze functie is puur bedoeld om mails door te sturen binnen uw eigen domein. Wil je toch graag je mails ontvangen op een ander adres, kies er dan voor om deze op te halen via pop3 of imap.

Het instellen van het doorsturen van uw emails gaat via de volgende stappen:

  1. Nadat u bent ingelogd binnen uw beheeromgeving krijgt u uw dashboard te zien. Onder het kopje E - Mail Management kiest u voor de optie Forwarders.

  2. Kies linkboven voor de optie Create new E-Mail Forwarder.

  3. Vervolgens krijgt u twee velden te zien. In het eerste veld geeft u aan vanaf welk mailadres de mail doorgestuurt dienen te worden. Binnen het tweede veld kunt u de ontvanger(s) aangeven. Mocht u de mails naar meerdere adressen willen versturen dan kunt u deze adressen scheiden met een komma zoals: [email protected],[email protected].

  4. Nadat u de gewenste instellingen heeft ingevuld klikt u op de knop Create. Uw doorverwijzing is nu succesvol aangemaakt.

# Spam filteren

Het ontvangen van spam is niet alleen vervelend, het kan ook gevaarlijk zijn. Een spam-filter kan een goede oplossing zijn om minder spam te ontvangen. Hieronder kan je de informatie vinden over het inschakelen en aanpassen van jouw spamfilter.

Een filter is geen wondermiddel

Een spam-filter is geen garantie op een spam-loze mailbox. Het blijft van belang om je ten alle tijden af te vragen of je de ontvangen mail verwacht had en goed te controleren of er abnormaliteiten zichtbaar zijn.

Daarnaast kunnen legintieme emails ook in de spam-box komen, het is daarom van belang dat als je een filter instelt, je deze ook goed bij blijft werken om deze optimaal te kunnen benutten.

Binnen alle hosting-pakketten is het mogelijk om een standaard spam-filter te activeren, hiervoor maken wij gebruik van Spamassassin. Omdat dit systeem een direct effect heeft op de manier waarop jij je emails ontvangt, is het van belang om deze stappen secuur door te lopen.

  1. Nadat u bent ingelogd binnen uw beheeromgeving krijgt u uw dashboard te zien. Onder het kopje E - Mail Management kiest u voor de optie Spamassassin Setup.

  2. Je ziet nu het overzicht van de filter-instellingen. Hieronder leggen we uit wat elke optie doet en welke instellingen je het beste kunt gebruiken om mee te beginnen. Uiteraard kan je dit later geheel naar eigen wensen aanpassen.

    • Where do you want the spam to go?

      Binnen deze optie kan je aangeven wat er met een als-spam-gemarkeerd bericht moet gebeuren. De optie Delete the spam ziet er misschien nuttig uit maar omdat het ook voor kan komen dat legintieme mails als spam worden gezien, raden wij je het af om deze keuze te gebruiken. In plaats daarvan raden wij je aan om de spam in 1 map samen te laten komen zodat je deze indien nodig kan raadplegen. Kies hiervoor de optie Send the spam to the user's spam folder.

    • Whate score threshold do you wish to use?

      Iedere email die binnenkomt krijgt een spamscore, met deze optie geef je aan wat de minimale score is van mail die niet als spam gemarkeerd moeten worden. Aangezien spam steeds realistischer wordt raden wij je aan om voor de optie Low Threshold (5.0) te kiezen. Mocht je dan nog steeds met regelmaat ongemarkeerde spam ontvangen dan kan je altijd deze waarde handmatig lager instellen via Custom Threshold. Let hierbij wel op dat je dit in kleine stapjes aanpast.

    • Would you like to delete high scoring spam?

      Met deze optie kan je aangeven of emails die een hoge spamscore hebben direct verwijderd moeten worden. Als je deze optie uit zet dan gebruikt het systeem gewoon de instellingen die ook voor andere spam wordt gehanteerd. Wij raden je dan ook aan om hier geen gebruik van te maken.

    • Do you wish to rewrite the subject of a spam email?

      Met deze optie kan je het onderwerp van berichten die als spam gemarkeert worden aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je spam-berichten toch in je inbox binnen wilt laten komen, maar het wel fijn vindt als deze duidelijk te onderscheiden zijn. Mocht je ervoor kiezen om spam in je inbox binnen te laten komen, dan raden wij je sterk aan om van deze optie gebruik te maken.

    • How should the spam be delivered?

      Bij de eerste optie heb je aangegeven waar de spam-berichten binnen moeten komen en bij deze optie geef je aan op welke manier de berichten binnenkomen. Allereerst een waarschuwing; gebruik nooit de optie Don't use attachments (dangerous). Deze optie isoleert het spambericht namelijk niet en mocht er malware e.d. in de mail verstopt zitten, dan zullen deze kunnen worden uitgevoerd bij het openenen ervan.

      Het omzetten van de berichten naar text-only, maakt de opmaak welliswaar minder aantrekkelijk maar zorgt er ook voor dat eventuele scripts niet kunnen worden uitgevoerd. Een andere veilige optie is om ervoor te kiezen om het spam-bericht in een bijlage te plaatsen. Op die manier zou je de originele mail nog kunnen openen op het moment dat je de afzender wel vertrouwd. Hiervoor kies je de optie Use attachments.

    • Email Blacklist

      Met deze optie is het mogelijk om het filter specifiek voor uw mailbox af te stellen. Mochten er bepaalde mails toch met regelmaat door het filter heenkomen, dan is het hier mogelijk om specifieke mailadressen of complete domeinen te blokkeren. Adressen die op deze lijst staan zullen altijd als spam gemarkeerd worden ongeacht de spamscore. Klik op het plusje en voer het betreffende mailadres in. Mocht je alle mailadressen van het zelfde domein willen blokkeren dan kan je gebruikmaken van de volgende notatie: *@domeinnaam.nl.

    • Email Whitelist

      Deze optie geeft je de mogelijkheid om specifieke mailadressen of complete domeinen uit te sluiten van het filter. Op het moment dat een verzender overeenkomt met één van deze items, zal de spamscore genegeerd worden en zal de mail gewoon afgelevert worden. Klik op het plusje om een adres toe te voegen. Mocht je alle mailadressen binnen een bepaald domein willen toevoegen, dan kan je dat doen met de volgende notatie: *@domeinnaam.nl.

  3. Zodra alles naar wens is ingesteld klikt u onderaan op de pagina op de optie Save, het filter is nu direct actief. Mocht u nog steeds spam ontvangen dan kunt u de eerdere stappen opnieuw doorlopen en middels kleine aanpassing uw filter aanscherpen.